Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Berdasarkan Keputusan Direktur Diploma III Kebidanan yang tertuang dalam SOP Uraian Tugas dengan Nomor: D III. BID/ADM/03/2016 Program Diploma III Kebidanan Universitas Almuslim merupakan bagian dari struktur organisasi Universitas Almuslim. Dalam menjalankan kegiatannya Diploma III Kebidanan memiliki struktur yang jelas dan dalam menjalankan tugas dan kewajibannya melibatkan seluruh komponen yang ada sesuai dengan kompetensi yang dimiliki. Dalam pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi, Direktur dibantu oleh (seperti pada gambar dibawah):

Struktur Organisasi Program Studi Diploma III Kebidanan Universitas Almuslim
1. Uraian Tugas Direktur
2. Uraian Tugas Pembantu Direktur I
3. Uraian Tugas Pembantu Direktur II
4. Uraian Tugas Pembantu Direktur III
5. Uraian Tugas Sub Bag Akademik
6. Uraian Tugas Staf Akademik
7. Uraian Tugas Ka. Lab
8. Uraian Tugas TKMP

Berikut Tupoksi masing-masing unsur organisasi Program Studi Diploma III Kebidanan sesuai dengan SOP/DIII.BID/1/2012 Tanggal 1 Desember 2012 tentang Uraian Tugas.

1). Direktur

  1. Melaksanakan Tri Dharma Perguruan tinggi pada tingkat Program Studi
  2. Mengatur Keuangan Program Studi berupa dana ujian semester, dana ujian komprehensif dan sumber lainnya yang ada pada Program Studi;
  3. Mengembangkan unit-unit kerja dalam rangka efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan program pendidikan, seperti Unit PPL dan Microteaching, Kurikulum, Silabus, SAP, dll;
  4. Mempertanggungjawabkan setiap kegiatan pada tingkat Program Studi;
  5. Memberi petunjuk pelaksanaan setiap tugas yang dilimpahkan pada Wakil Direktur;
  6. Membuat Laporan tahunan pertanggungjawaban Akademik dan Keuangan Program Studi kepada Rektor Universitas;
  7. Mengarahkan dan menyarankan pembagian tugas dosen mengajar yang diatur oleh kasubag pengajaran Program Studi;
  8. Memeriksa semua data (dosen, mahasiswa, dll) untuk keperluan eksteren sebelum dikeluarkan dengan cara berkoordinasi Kepala Biro Akademik dan Kepala UPT Sistem Informasi Manajemen;
  9. Mengevaluasi kinerja setiap dosen dan melaporkan kepada Rektor;
  10. Mengusulkan pengembangan sumberdaya manusia dalam rangka efektifitas dan efisiensi tugas-tugas Program Studi;
  11. Merumuskan kriteria akademik dosen mengajar di masing-masing program studi sesuai dengan matakuliah yang diajarkan;
  12. Menetapkan kualifikasi akademik dosen yang mengajar sesuai dengan UU Guru dan dosen dan peraturan pemerintah lainnya;
  13. Merumuskan persyaratan dosen pembimbing, co-pembimbing dan penguji ujian komprehensif mahasiswa;
  14. Mengajukan rencana program kerja tahunan yang dibagi ke dalam 2 semester akademik;
  15. Mengajukan calon dosen dan mata kuliah yang diajarkan  kepada Wakil Rektor I setiap sebelum awal semester;
  16. Merumuskan job deskription/tugas setiap unit kerja yang ada di program studi;
  17. Merumuskan mekanisme/prosedur standart terhadap pelayanan mahasiswa yang akan menyelesaikan skripsi, PPL dan pelayanan lainnya;
  18. Merumuskan mekanisme/proses standart pelaksanaan ujian komprehensif mahasiswa;
  19. Selalu berkoordinasi dengan Rektor, Wakil Rektor dan Kepala Biro; terhadap sesuatu keputusan atau kebijakan yang memerlukan pengkajian lebih lanjut;
  20. Melaksanakan tugas dan tanggungjawab lain yang dibebankan Rektor.
  1. Wakil Direktur I
  2. Berkoordinasi dengan Direktur dalam menyiapkan Tri Dharma perguruan tinggi;
  3. Melaksanakan kebijakan pendidikan dan pengajaran bekerjasama dengan dosen-dosen di Akademik;
  4. Merencanakan program akademik tahunan fakultas;
  5. Mengembangkan kegiatan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan kurikulum dan program pendidikan;
  6. Membantu Direktur  dalam menyusun Rencana Strategis Universitas;
  7. Berupaya meningkatkan mutu lulusan sesuai dengan kebutuhan pasar;
  8. Berkoordinasi dengan Kepala Biro Akademik dalam restatus, akreditasi, mutu dan kualitas pendidikan;
  9. Menyusun standarisasi penyelenggaraan akademik (buku panduan dan peraturan Akademik) pada tingkat Program Studi;
  10. Menggerakkan pelaksanaan pendidikan, pengajaran dan pengabdian kepada masyarakat;
  11. Mengembangkan dan meningkatkan kualitas tenaga akademik;
  12. Membuat Laporan Pertanggungjawaban pelaksanaan akademik kepada Direktur;
  13. Tugas dan tanggungjawab lain yang dibebankan Direktur.
  1. Wakil Direktur II
  2. Merencanakan Rapat Kerja Anggaran Program Studi;
  3. Menjalankan kebutuhan anggaran Program Studi berdasarkan Rapat kerja tahunan;
  4. Melaksanakan koordinasi dan bertanggungjawab terhadap semua pengeluaran Program Studi dengan Direktur;
  5. Memutuskan penggunaan anggaran Program Studi berdasarkan skala prioritas kebutuhan;
  6. Merencanakan kebutuhan sarana dan prasarana yang dibutuhkan Program Studi;
  7. Menyiapkan dan melaksanakan standarisasi keuangan Program Studi;
  8. Menyiapkan perangkat pembukuan sesuai dengan sistem keuangan Program Studi;
  9. Membuat laporan tahunan pertanggungjawaban keuangan Program Studi;
  10. Menyusun laporan keuangan Program Studi untuk kebutuhan internal dan eksternal Program Studi;
  11. Membantu Direktur dalam upaya mencari sumber pendapatan Program Studi yang lainnya;
  12. Menyiapkan administrasi pengelolaan sumber dana lainnya;Memanfaatkan sarana/prasarana dan fasilitas Program Studi untuk tujuan-tujuan komersial;Pembinaan staf non edukasi
  13. Membuat laporan pertanggungjawaban penggunaan anggaran Program Studi;
  14. Tugas dan tanggungjawab lain yang dibebankan Direktur;
  • Wakil Direktur III
  • Mendata dan menyusun Alumni Program Studi;
  • Menyampaikan data untuk  pelaksanaan kegiatan wisuda dan yudisium ke Universitas;
  • Mengembangkan program pengarahan kepada mahasiswa baru;
  • Menyusun dan mendata mahasiswa berprestasi dan kurang mampu untuk data base Program Studi;
  • Menyusun daftar mahasiswa berprestasi dan kurang mampu;
  • Bersama-sama dengan Direktur memutuskan mahasiswa-mahasiswa yang berhak memperoleh bantuan dari Program Studi;
  • Mendukung dan memfasilitasi kegiatan-kegiatan intra dan ekstrakurikuler  mahasiswa;
  • Mengembangkan dan meningkatkan kemampuan karya tulis mahasiswa;
  • Memilih perwakilan mahasiswa Program Studi untuk ikut dalam perlombaan tingkat Universitas;
  • Memfasilitasi pemilihan dan penyusunan Struktur Organisasi Badan Eksekutif Mahasiswa Program Studi;
  • Membuat laporan pertanggungjawaban setiap kegiatan mahasiswa kepada Direktur;
  • Mengkoordinasikan program kegiatan mahasiswa kepada Direktur;
  • Mendorong kegiatan pengabdian mahasiswa terhadap kepentingan masyarakat sekitarnya dengan berkordinasi kepada Wakil Direktur I;
  • Membuat laporan pertanggungjawaban keseluruhan kegiatan kemahasiswaan;
  • Menjadwalkan Program Reuni Alumni setiap 2 atau 3 Tahun sekali;
  • Melakukan Survey secara rutin terhadap keberadaan alumni Universitas;
  • Tugas dan tanggungjawab lain yang dibebankan Direktur.
  • Ka. Laboratorium
  • Menyusun dan melaksanakan rencana kegiatan laboratorium dan mengkoordinasi dengan  Direktur.
  •  Mengembangkan informasi profil laboratorium bagi pengguna
  • Menyediakan sarana dan prasarana laboratorium
  • Melakukan pengarahan dan monitoring terhadap perawatan laboratorium
  • Melakukan pengarahan, pengawasan dan evaluasi pelasnaan program kerja secara keseluruhan
  • Menyusun rencana kebutuhan peralatan laboratorium
  • Menginventaris semua barang peralatan laboratorium milik Diploma III Kebidanan Umuslim
  • Mengkoordinasikan, memelihara dan merawat aset-aset peralatan laboratorium milik Diploma III Kebidanan Umuslim
  • Pemeliharaan peralatan atau sarana laboratorium yang rusak
  • Mengusulkan perbaikan peralatan laboratorium yang rusak
  • Mengajukan usulan kebutuhan peralatan laboratorium Stok Habis Pakai alat laboratorium setiap triwulan
  • Menerima, menyimpan serta mengeluarkan peralatan laboratorium
  • Menyusun tata tertib pemakaian laboratorium
  • Membuat jadwal pemakaian laboratorium
  • Melaporkan pelaksanaan kegiatan PMB laboratorium kepada Direktur  Pelaksanaan tugas lain yang ditetapkan kemudian oleh Direktur
  • Pengusulan, pengadaan da pengembangan laboratorium meliputi alat dan bahan praktikum atas usulan tiap prodi sesuai kurikulum yang beraku dalam menunjang pembelajaran praktek di laboratorium
  • Pengaturan jadwal kegiatan praktek secara terpadu di laboratorium sesuai pembelajaran tiap prodi
  • Penyusunan SOP (Standar Operasiting Prosedur) dan IK (Instruksi Kerja) sesuai kompetesnsi dan bidang ilmu Kebidanan
  • Membuat evaluasi pelaksanaan kegiatan laboratorium

6). Tim Kendali Mutu Prodi

a)   Melaksanakan proes penjaminan mutu ditingkat prodi, dan melakukan koordinasi dengan tim penjaminan mutu tingkat fakultas dan universitas.

b)  Terlibat secara penuh di dalam penjaminan mutu internal dan eksternal prodi.

c)  Menyusun spesifikasi Prodi, Instruksi Kerja dan dokumen pendukung, menyusun dokumen evaluasi diri serta melakukan persiapan akreditasi/reakreditasi.

d)  Mengkoordinasi  dan memonitoring aktivitas penjaminan mutu di tingkat Prodi

f)  Bertanggungjawab atas tugas-tugas kesekretariatan atau tata kelola, dokumen-dokumen, peningkatan mutu dan pelaksanaan monitoring dan evaluasi mutu prodi.

k)  Menyiapkan dan mempelajari berbagai bahan dalam menetapkan Standar Dikti untuk menyusun dokumen kebijakan, peraturan, standar, manual, dan sasaran mutu bidang akademik, 

l)    Merumuskan semua Standar Dikti yang akan menjadi tolok ukur dalam  menyelenggaraan pendidikan tinggi, baik pada aras perguruan tinggi maupun aras unit pengelola program studi,  yang ditetapkan dalam melakukan uji publik kepada para pemangku kepentingan internal dan eksternal.

n)  Menetapkan pemberlakuan semua Standar Dikti tersebut dengan peraturan pemimpin perguruan tinggi berdasarkan mekanisme Statuta Perguruan Tinggi

o)   Menjalankan setiap Standar Dikti yang telah dinyatakan secara tertulis dalam SPMI sehingga Standar Dikti tersebut dapat dipenuhi.

p)  Melakukan evaluasi atau asesmen atau penilaian terhadap proses, keluaran (output), dan hasil (outcomes) dari pelaksanaan setiap Standar Dikti;

q) Mengetahui kelemahan atau kendala yang dapat menghalangi pelaksanaan isi standar dan mengambil langkah yang diperlukan untuk mengatasi kelemahan atau kendala tersebut; 

r)   Memantau (monitoring) proses pelaksanaan standar untuk mengambil tindakan pengendalian, apabila ditemukan kesalahan atau penyimpangan yang dapat berakibat isi standar tidak terpenuhi, atau memperkuat pencapaian pelaksanaan standar;

s)  Menganalisis hasil akhir pelaksanaan standar berdasarkan hasil audit, sehingga dapat disimpulkan, antara lain, tentang efektivitas, keberhasilan, dan dampak atau outcomes dari pelaksanaan standar;

3.  Staf (Staffing)

             Sistem pengelolaan tenaga kependidikandi Program Diploma III Kebidanan mengacu pada system pengelolaan tenaga kependidikan Universitas Almuslim sesuai dengan Statuta Universitas Almuslim dan dalam peraturan Rektor Nomor 272 /SK /Umuslim / PG. 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja. Untuk mendukung tercapainya disiplin kerja yang tinggi, Program Studi telah merumuskan sejumlah peraturan yang terdapat dalam Kode Etik civitas Akademika yang memuat kode etik, peraturan disiplin Pegawai, sanksi-sanksi bagi pelanggar di lingkungan Program Studi. Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) Program Diploma III Kebidanan telah dilaksanakan dengan  berbagai kegiatan untuk pembinaan tenaga kependidikan, diantaranya pelatihan, workshop, seminar, dan dilakukan secara berkelanjutan.

Berikut workshop, seminar dan pelatihan yang pernah diikuti:

  1. Workshop Pengembangan Staf dalam Penegelolaan, Pelazanan Administrasi dan Loyalitas terhadap institusi pada Universtas Almuslim Bireuen-Aceh
    1. Pelatihan peningkatan kapasitas pengeloaan sitem informasi untuk mengelola EPSBED Universitas Almuslim Kejasama dengan Kopertis Wilayah I (Aceh-Sumut)
    1. Workshop Item Development dan Item Review soal Uji Kompetensi Nasional.

4.  Kepemimpinan (Leading )

             Program Diploma III Kebidanan dipimpin oleh Direktur beserta Wakil-wakil Direktur dan Civitas Akademika beserta seluruh tenaga kependidikan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan Uraian Tugas masing-masing yang diatur dalam Statuta Universitas Almuslim. Renstra dan Renop Program Diploma III Kebidanan. Dalam merencanakan dan melaksanakan kegiatan, pimpinan beserta tenaga kependidikan bersifat terbuka. Pengelolaan kegiatan selalu di koordinir oleh Koordinator kegiatan sesuai dengan SK Direktur. Pembagian tugas dan kegiatan dilakukan secara professional dan proporsional, bersifat transparan dan bermusyawarah dalam membuat suatu keputusan.

5.  Pengawasan (Controlling)

          Kegiatan Monitoring dan Evaluasi terhadap semua kegiatan di Program Studi Program Diploma III Kebidanan Universitas Almuslim dilaksanakan mengacu pada Program Diploma III kebidanan Universitas Almuslim. Tim Kendali Mutu Prodi Diploma III Kebidanan yang di SK-kan oleh Direktur Program Diploma III Kebidanan dengan nomor: 080/KPTS/D-III KEB/IX/2018 tanggal 10 September 2018 Monitoring dan evaluasi tenaga kependidikan dilakukan secara berkala sesuai dengan pedoman SK.Nomor 600/SK/Umuslim/PP.2016. Monitoring dan evaluasi kinerja dosen dilaksanakan secara berkala sesuai panduan dari Badan Penjaminan Mutu (BPM) Universitas Almuslim dengan nomor SK 1079/SK/Umuslim/PP.2016.

Monitoring dan evaluasi kinerja dosen berupa perkuliahan, penelitian dan pengabdian masyarakat. (1) Untuk bidang perkuliahan: a) daftar hadir dosen diisi dan ditandatangani oleh dosen setiap kali pertemuan materi yang diajarkan, b) daftar hadir mahasiwa, diisi oleh mahasiswa dan dosen pada setiap kali perkuliahan, c) Instrument/self evaluation, berupa monitoring dan evaluasi dosen dalam persiapan perangkat pembelajaran yang disebarkan setiap pertengahan semester. (2) Untuk bidang penelitian dan pegabdian masyarakat: prodi membagikan instrumen monitoring untuk diisi oleh dosen yang bersangkutan pada setiap awal semester. Monitoring di bidang penelitian dan pegabdian masyarakat juga di evaluasi oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) di Universitas Almuslim melalui instrument kinerja dosen. Selanjutnya instrument kinerja dosen diberikan kepada TKMP untuk di rekapitulasi kemudian dari TKMP melaporkan ke BPM Universitas Almuslim untuk di evaluasi. Sedangkan untuk monitoring kegiatan proses penyelenggaraan program studi dilakukan dengan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) untuk kegiatan proses penyelenggaraan akademik. Hal ini akan memudahkan pimpinan Diploma III Kebidanan  dalam melakukan pengawasan terhadap kinerja tenaga pendidik, dan kependidikan di Lingkungan Diploma III Kebidanan.